El mejor software de gestión de proyectos gratis

Gestión de proyectos. Las mejores herramientas gratis.

Hoy en día cada vez son más las empresas que comienzan a incorporar gestores de proyectos a sus entornos de desarrollo entre otras muchas cosas para mejorar  los flujos de trabajo, la comunicación interna, la gestión de documentación…

Gracias a la tecnología en nube tenemos a nuestra disposición un sin fín de herramientas de gestión de proyectos que ampliamente pueden cubrir nuestras necesidades. El “cloud computing” además de proveernos de una gran cantidad de servicios, nos ofrece la posibilidad de gestionar y almacenar toda nuestra documentación en la nube (online, en servidores remotos) lo que supone un gran avance tanto en flexibilidad como en seguridad.

 

Software online
La tecnología en nube (cloud computing)

 

Segun wikipedia: 

La computación en la nube son servidores desde Internet encargados de atender las peticiones en cualquier momento. Se puede tener acceso a su información o servicio, mediante una conexión a internet desde cualquier dispositivo móvil o fijo ubicado en cualquier lugar. Sirven a sus usuarios desde varios proveedores de alojamiento repartidos frecuentemente por todo el mundo. Esta medida reduce los costos, garantiza un mejor tiempo de actividad y que los sitios web sean invulnerables a los delincuentes informáticos, a los gobiernos locales y a sus redadas policiales.

Leer mas sobre la definición de tecnología en nube >

 


 

Que es un software de gestión de proyectos

 

Matización:

Muchas veces los usuarios caen en un error común a la hora de decantarse por una herramienta o por otra, y es que en este sector existe tanta competencia que es preciso que sepamos diferenciar entre los “gestores de tareas” y los “gestores de proyectos“. Las herramientas de gestión de tareas, como su nombre indica, son capaces de gestionar tareas y no proyectos, por lo que merece la pena dedicar unos minutos y pensar  en la complejidad de nuestro proyeto y decidir sobre las características mínimas que vamos a requerir.

 

Conjunto de actividades
Un proyecto es  un conjunto de actividades

 

Tarea: Actividad o trabajo que debe realizarse en un tiempo limitado.

Proyecto: Conjunto de actividades vinculadas entre si que se desarrollan en un periodo de tiempo y con un fin concreto en común.

 

Existen proyectos en los que (por su baja complejidad o duración) el uso de un gestor de tareas es suficiente para planificar y organizar el trabajo, aunque en este artículo no hablaremos de los gestores de tareas.


Características de las herramientas de administración de proyectos

Las principales características que una buena herramienta de gestión de proyectos debe reunir son las siguientes:

  1. Panel de control para la gestión de usuarios.
  2. Planificación de actividades sobre un calendario.
  3. Herramientas que faciliten la planificación.
  4. Creación de metas, hitos.
  5. Flujo de trabajo diario visual y agradable.
  6. Lista de subtareas dentro de las actividades.
  7. Sistema de comunicación interna.
  8. Gestión recursos.
  9. Imputación de gastos.
  10. Creación de informes personalizados.
  11. Control de permisos.
  12. Gestión de documentación e imágenes.
  13. Sistema de notificaciones y alertas (email e internas).

 

Aunque no todas las herramientas reunen al completo las cualidades que acabamos de enumerar, un subconjunto de estas es suficiente para considerar la herramienta en nuestro listado, ya que dependiendo de la envergadura del proyecto no siempre son necesarias todas las funcionalidades disponibles.

 


Listado de herramientas:

 

SINNAPS – La gestión inteligente

Sinnaps gestión de proyectos
Gestión de proyectos inteligente

Sin duda una de las mejores herramientas que hemos analizado como gestor de proyectos, tanto por usabilidad como por sus características o su diseño cómodo y agradable, sobretodo enfocado al trabajo día a día.

Permite a los usuarios apoyarse en una planificación automática o manual o combinar ambas para la organización del trabajo sobre un calendario lineal muy visual, incorpora también herramientas para la optimización de recursos y el control de costes. A diferencia de otras “sinnaps” incluye un sistema para que los trabajadores que están incorporados a un proyecto puedan imputar sus gastos y tiempo sobre el mismo para que estos se vean reflejados en los informes y gráficos. Todo esto otorga al project manager un control total sobre lo que ocurre en su proyecto en tiempo real, además de poder adelantarse a posibles riesgos y anticipar retrasos, etc…

Es lo mas parecido a una comunidad de planificación de proyectos. No tiene limite de usuarios por proyecto puesto que cada usuario es libre de registrarse en la plataforma y colaborar en tantos proyectos como sea invitado y existen disponibles permisos de “project manager”, “team member” o “partner” a decisión del creador del proyecto. Las únicas limitaciones que pone esta herramienta al usuario free son el espacio de almacenamiento de documentación y los permisos.


   Proyectos ilimitados.
		  Tareas ilimitadas.
		  Informes ilimitados.
		  Conversaciones ilimitadas.
		  Planificación automática PERT+CPM.
		  Asignación de recursos y costes.
		  1G de almacenamiento.
		  Cálculo de presupuestos.
		   Citas y alertas.

ASANA – Haz que tu trabajo avance

Asana sistema de gestión de equipos
Gestión de equipos de personas tipo red social interna

Herramienta online que nos ayuda en la gestión de proyectos utilizando como pilar fundamental  la comunicación entre los integrantes o colaboradores. Es un paso mas de los gestores de tareas, convierte la gestión de tareas en un sistema avanzado de comunicación y colaboración por medio de la asignación de actividades y la gestión de la documentación. Un híbrido entre un gestor de tareas y una red social.

Ofrece la posibilidad de observar nuestras actividades sobre un calendario en formato clásico. Es una herramienta sencilla e intuitiva. Disponen de una web 100% responsive además de aplicaciones móviles tanto para dispositivos android como marca apple.

En su versión free las limitaciones son la personalización de la página principal, un límite de 15 “team members” en total, los proyectos y el equipo no pueden ser privatizados.


   Proyectos ilimitados.
		   Tareas ilimitadas.
	   Conversaciones ilimitadas.
   Citas y alertas.
   Personalización de la visualización.
   Gestión de documentación e integración con plataformas como dropBox.

INSIGHTLY – Grandes beneficios para tu negocio

insightly calendario
insightly calendario

Una de las herramientas mas conocidas entre los gestores de proyectos, muy utilizada por comerciales para gestionar y organizar visitas, oportunidades de negocio, reuniones… pero Insightly no se queda solo ahí, es perfectamente capaz de organizar y gestionar un proyecto a largo y medio plazo.

A pesar de no tener una interfaz muy amigable y de que en un principio la curva de aprendizaje sea muy pronunciada, la herramienta empieza a mostrar su rendimiento a medida que introducimos mas y mas datos. Cuanta mas información contiene mejores funcionalidades y más rendimiento.

Ofrece la posibilidad de observar nuestras actividades sobre un calendario en formato clásico. Disponen de una web 100% responsive además de aplicaciones móviles tanto para dispositivos android como marca apple. La definición de insightly podría ser la de “agenda digital avanzada“, como consejo a nuestro lector si decide iniciarse en esta herramienta es que comience a usarla como si de una agenda de citas y actividades se tratase y poco a poco vaya incorporando mas y mas información a cada actividad.

Uno de los puntos fuertes de Insightly es la integración con el email y el sinfin de herramientas dedicadas al filtrado, envio y gestión en general de los buzones de correo electrónico. Si su proyecto requiere de la organización de citas, eventos y reuniones, o tiene una agenda de contactos amplia “insightly” es su herramienta.

En su versión free no permite la creación de informes programados ni la creación de alertas, tampoco permite escanear tarjetas de visita y limita bastante el espacio de almacenamiento de documentación.


   Informes avanzados (hasta 10 máximo).
   Hasta 5 plantillas de email.
   Envío de email masivos (10 por día).
   Citas y alertas.
   2.500 items listados.
   200Mb de almacenamiento.
   Agenda de contactos.

NUTCACHE- Reinventando la gestión de proyectos

nutcache calendario
Calendario de nutcache

Herramienta para una planificación completa. Nutcache no se trata de un software que se quede en la planificación de tareas y actividades, sino que se encarga de la gestión de todo lo referente a tu proyecto. Gastos, clientes, costes, colaboradores…

En cuanto a usabilidad al inicio requiere de bastante dedicación puesto que la herramienta para cada acción que ejecutamos nos insta a que rellenemos todos los datos y fichas disponibles (por ejemplo: si creamos un cliente nos ofrece una ficha completa, si creamos una actividad nos pide hasta el tipo de impuesto aplicable a la misma) de esta forma deducimos que la flexibilidad de la herramienta se reduce bastante.

Después de un par de horas de uso nos hemos dado cuenta que la herramienta es tan potente que requiere de una formación previa y contínua para sacara todo el partido de la gran cantidad de funcionalidades que ofrece. En terminos generales incorporar una herramienta de este calibre a nuestra empresa nos va a hacer depender en exceso de ella por lo que utilicela sólo si esta buscando una solución completa para su empresa y sobretodo si no le importa depender de esta herramienta hasta para la faturación de sus proyectos. Pero si lo que esta buscando es una herramienta de gestión y organización de actividades para el trabajo diario no se la recomendamos.

Si se decanta por el uso de esta herramienta y lo quiere hacer en su modo free, tenga cuidado con no usar las herramientas que posteriormente (transcurrido el periodo de prueba) le serán bloqueadas.

En la versión gratuíta de esta herramienta, Nutcache, incorpora publicidad de la marca en los informes y secciones, además de límitar la cantidad de usuarios por proyecto hasta un máximo de 20 miembros. Los proyectos son públicos, es decir, que la creación de proyectos privados está limitada en la versión free y además en estos términos no se pueden bloquear permisos al resto de “team members” ni dentro de las propias tareas.

Limitan también la creación de informes avanzados aunque quedan dipsonibles los informes básicos que suelen ser suficientes para la mayoría de proyectos.


   Proyectos ilimitados.
	 Clientes ilimitados.
	 Gestión de documentación.
	 Seguimiento de tiempo y gastos.
	 Facturación y pagos.
	 Creación de notificaciones y alertas.
	v1 Gb de almacenamiento.

2 thoughts on “El mejor software de gestión de proyectos gratis

  1. Muy interesante! Me gustaría mencionar Kanban Tool (http://kanbantool.com) que utilizo a diario y me parece una herramienta super intuitiva y fácil de manejar. Permite hacer un seguimiento de tareas en marcha en cualquier momento, dividir trabajos entre varias personas y monitorizar el tiempo de ejecución de cada tarea. Esta disponible en la versión gratuita o de coste muy bajo dependiendo de número de usuarios.

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